Форум Fox-Manager.com.ua

Техническая поддержка программ серии Fox Manager

ISO 9001 DocFlow 1.7

Бесплатные редакции Fox Manager Бизнес Процессы, ISO 9001 DocFlow и Fox Manager Поставщики
Max Nechiporukk

ISO 9001 DocFlow 1.7

Сообщение Max Nechiporukk » 15 окт 2014, 05:45

Доброго вам дня!

Заинтересовался вашей программой ISO 9001 DocFlow которая позиционируется как freeware (в составе последнего билда Fox Менеджера).

Программа неплохая, но есть подводные камни, хотелось бы узнать если они сделаны специально или я просто не разобрался с интерфейсом, если это так - подскажите - как делать правильно?

Основная проблема - доступ к документам должен быть настроен индивидуально на каждого пользователя.

То есть если в системе "висит" пару сотен документов и принимается новый человек на работу то надо лезть в каждый документ и задавать доступ для этого человека, маркер "доступ по умолчанию" из организации доступа к документу и маркеры "Read", "Edit","Delete" из меню доступа индивидуальных пользователей убраны.
В принципе это превращает Freeware в demo-версию, так как это трудновато для каждого работника задавать доступ ка каждому документу индивидуально.

Я работал с английской версией программы, там вроде была ошибка в меню - написано "Create batabase", наверно речь идет о database.

Ну и по возможным улучшениям:

1) Желательно если бы было больше сходства с эксплорером в дереве - чтобы администратор смог к примеру скопировать структуру подкатегорий в другую папку.

К примеру у нас структура хранения документов состоит из четырех папок для этапов подготовки документов - Drafts, Approved, Published и Archive.
В каждой такой папке структура подкатегорий одинакова - Manuals, Forms, Policies и т.д. То есть пришлось создавать каждую папку по одной, вместо копирования всей структуры.

2) Отсутствие возможности перенести файл справа в любую папку слева, у вас такое возможно только в левой панели, по одному файлу за раз, не так уж удобно.

3) Отсутствие возможности перенести группу файлов из панели справа в любую папку слева, тоже неудобно. К примеру подготовили к изданию группу документов, и приходится их по одному тянуть из Drafts в Approved, потом в Published.
structure.jpg
structure.jpg (53.21 КБ) 2862 просмотра


4) Я бы право одобрения выделил бы в настраиваемые права пользователей - то есть не все с правом редактирования могут делать одобрение документа, а только конкретные пользователи с этим Approval правом.

5) Category access в папках слева - у вас можно только настроить доступ пользователей к возможности добавлять документы. Удобнее было бы добавить еще и возможность ограничения доступа ко всем файлам в папке для всех пользователей - по умолчанию: read, edit, delete.

Если честно, я бы вообще не заморачивался с индивидуальным доступом к файлам документов - их гораздо больше чем папок категорий/субкатегорий.
Сделали бы только задание прав пользователей и регулирование доступа к папкам, это бы все упростило.
Пример:

User Access Rights Folder Access Rights
Restricted - Default Read Edit Delete
No access - by default Can access, only if user is included in permitted read, edit, delete lists Cannot open Cannot edit Cannot delete
Read Can access, only if user is included in permitted read, edit, delete lists Can open Cannot edit Cannot delete
Edit Can access, only if user is included in permitted read, edit, delete lists Can open Can Edit Cannot delete
Delete Can accesss, only if user is included in permitted read, edit, delete lists Can open Can Edit Can delete

Approve documents
Edit workers list
Edit subdivisions list
Edit document types
Add documents

Max Nechiporukk

Re: ISO 9001 DocFlow

Сообщение Max Nechiporukk » 15 окт 2014, 06:16

Пардон, пример таблицы доступа в предидущем сообщении не очень читабелен, поэтому добавил таблицу здесь.
Access.jpg
Access.jpg (123.61 КБ) 2861 просмотр

Пример меню доступа к папкам и прав пользователей.
approvals.jpg
approvals.jpg (129.54 КБ) 2861 просмотр


Еще конечно неплохо бы было иметь возможность делать группы пользователей - внес в группу (так называемый групповой пользователь) несколько человек, а потом дал всей группе доступ к папке с формами например, удобнее чем по одному жать кнопки добавил- выбрал, добавил -выбрал...много много раз.
Ну и при выделении доступа после нажатия кнопки "добавить" чтобы можно было выделить не одного, а сразу нескольких пользователей и добавить их.
Это бы ускорило и облегчило бы работу.

Петров Дмитрий
Ведущий разработчик
Сообщения: 513
Зарегистрирован: 19 мар 2008, 13:56

Re: ISO 9001 DocFlow

Сообщение Петров Дмитрий » 15 окт 2014, 11:11

Здравствуйте.

Спасибо за подробный отзыв!

Могу Вас заверить, что все подводные камни сделаны не специально, чтобы завлечь Вас купить платную версию. Это просто недоработки, которые возникли вследствие того, что изначально Fox Manager – это система бизнес-моделирования, в которой основной функционал это графический редактор бизнес-процессов, модуль анализа и модуль отчётов, который генерирует регламенты (должностные инструкции, положения и т.п.).

Модули документации, поставщиков и др. всегда были просто вспомогательными справочниками, которые помогали более подробно описать модель деятельности предприятия. То есть мы не рассчитывали, что с этими модулями будут работать десятки пользователей и возникнут потребности группового разделения прав и т.п.

Чуть позже у нас возникла идея выпустить эти модули как бесплатные версии программы. И теперь пользователи ведут там архивы своих документов и соответственно требования к функционалу изменились.

Сейчас мы работаем над версией 2.0, которая заменит по функционалу ISO 9001 DocFlow. (существующие БД будут просто конвертированы в новый формат). К сожалению, точные сроки выхода не скажу. В новой версии мы учитываем пожелания пользователей (будет поддержка сетевых БД, копирование структур папок, групповое разделение доступа, возможность включения документа сразу в несколько папок и др.). Постараемся учесть и Ваши пожелания по доступу и перетаскиванию элементов из таблицы в дерево.

Max Nechiporukk

Re: ISO 9001 DocFlow

Сообщение Max Nechiporukk » 15 окт 2014, 12:24

День добрый Дмитрий,

Спасибо за быстрый ответ.

Звучит многообещающе, сроки конечно интересны.

У нас в компании начинают думать о ISO 9001 сертификации и хотелось бы попробовать попользоваться программой, так как сразу не видно всех возможных косяков/неудобств ибо функций довольно много.

Другие ваши продукты тоже интересны, но все же у нас как-то надо начинать с организации контроля документов.

К примеру то что я писал о новонабранном работнике и трудности дать ему доступ к группе документов не сразу бросилось в глаза, до этого все очень даже нравилось, но это конечно прибило сразу.

А нет ли у вас архива старых билдов? К примеру я нашел английскую версию 1.27 (б.22330) 2011-го года, там еще маркеры дефаулт для в Document Access присутствуют и в правах пользователей еще были маркеры read, edit, delete и add. , с ними еще очень даже можно выкрутиться. К сожалению в последнем билде всего этого уже нет, по-моему этого уже не было и в 1.55.

1.27 гораздо ближе к идеалу, только к сожалению несмотря на то что версия английская папки Not Approved и Expired поименованы на украинском без возможности переименовать и глючит кнопка Recycle bin (access violation error).
ashipkini.jpg
ashipkini.jpg (91 КБ) 2855 просмотров


Спасибо за добрые намерения к внесению улучшений, может какие еще идеи возникнут.

К примеру было бы неплохо иметь возможность ехпортировать в Excel еще и статистику по пользованию документами, генерировать полный Document Master List (в соответствии с ISO 9001), убрать возможность Report по документу если доступ только read.
Наверное даже было бы удобней сделать что при доступе только read по двойному клику на документ открывается не учетная карточка документа, а сразу сам документ, ибо все равно если карточка открывается там толко опен и возможен (ну и Report, который лучше бы убрать оттуда, он может лишнюю информацию дать кому не надо).
Наверное возможность пользования Report неплохо было бы тоже включить с список прав пользователей, не каждому пользователю это надо.

Предупреждение при открытии файла что он открывается как read-only я бы сделал самоубирающимся - предупредил, повисело 5 секунд с красным фоном, убралось и открылся документ.
А то вообще по интерфейсу слишком много кликов надо сделать, можно было бы сделать более плавно все, в том числе и при заполнении учетной карточки, отпишу если интересно.

Петров Дмитрий
Ведущий разработчик
Сообщения: 513
Зарегистрирован: 19 мар 2008, 13:56

Re: ISO 9001 DocFlow

Сообщение Петров Дмитрий » 15 окт 2014, 14:12

Архив старых версий:
http://www.fox-manager.com.ua/download/fm-155.zip
http://www.fox-manager.com.ua/download/fm-15.zip
http://www.fox-manager.com.ua/download/fm-127.zip
http://www.fox-manager.com.ua/download/fm-125.zip
http://www.fox-manager.com.ua/download/fm-12.zip
http://www.fox-manager.com.ua/download/fm-11.zip

История изменений
http://www.fox-manager.com.ua/download/History.txt

Пожелания пишите, конечно, мы всегда стараемся прислушиваться и по возможности реализовывать.

Посмотрите также интерфейс версии 2.0 (пока что это ограниченная по функционалу версия):
http://cdn.fox-manager.com.ua/download/ ... -setup.exe

Распределение доступа отдельно к отчётам - хорошая идея. Отчёты Вы сможете делать сами, такими, какие хотите:
http://youtu.be/RPj52AKc1oQ

Петров Дмитрий
Ведущий разработчик
Сообщения: 513
Зарегистрирован: 19 мар 2008, 13:56

Re: ISO 9001 DocFlow

Сообщение Петров Дмитрий » 15 окт 2014, 14:14

Исправить ошибки в 1.27 нет возможности (программа была скомпилирована на старой версии Delphi со старыми версиями компонентов, которых уже нет), а убрать ошибки перевода в 1.7 мы постараемся при следующем обновлении (ориентировочно в конце следующей недели).

Гость

Re: ISO 9001 DocFlow

Сообщение Гость » 15 окт 2014, 16:29

Большое спасибо за старые версии, 1.5 на первый взгляд улучшена по сравнению с 1.27 и не порезана как в последнем билде - системные папки имеют английские имена, не порезан контроль доступа внутри меню документа и меню пользователя. Очень хорошая версия.

Дополнительно к идеям описанным ранее по ISO 9001 DocFlow неплохо бы было сделать ненавязчивую помощь в заполнении карточки документа - к примеру если в названии документа присутствует слово policy или procedure, то тип документа можно автоматом предложить, ну не угадает программа - человек кликнет и выберет нужный тип, угадает - хорошо - ускорится процесс.
Ответственный человек может быть предложен на основании статистики кто является чаще всего назначаемым для этих типов документов, тоже - угадает хорошо, нет - легко выбрать как раньше.
Место хранения - тоже на основании статистики по месту хранения, но хотя бы одно должно быть предложено.
Правда возможно эта контекстная помощь тяжела в программировании...
Лучше попозже отдельно напишу по интерфейсу учетной карточки - важная же штука, столп почти системы хранения.

------

По версии 2.0 по модулям с которыми не очень знаком мало чего могу сказать, а по интерфейсу покритиканствую немного, все чисто ИМХО конечно и на первый взгляд.

Кнопка пуск замаскирована слишком, сливается, не сразу ее и нашел :) Сделать может ее более контрастной или в цвете или с возможностю выбора ее вида.

Все иконки что на рабочем столе программной оболочки я бы еще добавил под кнопку пуск (как список программ в Windows) - тогда не надо складывать вниз (вверх) активные окна чтобы запустить что-то другое.
Ну и опцию выбора какие-то иконки показывать, какие-то нет на рабочем столе.

Тулбар с кнопкой пуск и табами - было бы неплохо по умолчанию наверху держать, более натурально для глаз - не надо глаза вниз опускать и искать.
Опцию внизу держать тоже конечно оставить - люди все разные.

Также как опцию бы сделать автоматически скрывать этот тулбар по таймеру (с возможностью задания времени в секундах) - место на экране всегда лишним не бывает.

Все окна по умолчанию лучше в полный экран открывать, первым делом кликал - открыть на полный экран, чем меньше кликов надо, тем лучше, эффективней интерфейс.

Много тем в выборе одобряю - хорошо когда человек имеет выбор, хорошо что есть высококонтрастные схемы, зрение у людей разное. Я бы еще ненавязчивых красивых обоев добавил штук 5, которые не забивали бы иконки. (К тому же пока добавка своей картинки визывает баг, не ставится)

Неплохо было бы еще возможность включить изменять рамер системного (по программе) шрифта - очень востребовано у людей в возрасте и тех кто долго должен с программой работать.

Модуль документов уже не по ISO 9001 вроде. Жаль.

Неплохо было бы куда-нибудь вставить имя текущего пользователя, к примеру в нижнюю строку где у вас имя базы данных. Иногда комп используется несколькими разными людьми, чтобы не было путаницы.

Также автовыход из базы бы добавил по таимеру - безопаснее. (но чтобы без потери чего-то что редактируется)

Помощь - при установке дал бы возможность выбора - устанавливать фаил помощи или ставить как online линк, не всегда есть Интернет.
Ну и даже если кто-то потом захотел добавить offline файл в тело программы - дать такую возможность.

Проверку обновлений автоматическую бы сделал чтобы давала предупреждение о выходе обновления с предложением обновится, с возможностю отключения этой проверки (некоторых это достает, некоторым нужно)

Еше при многократном свертывании-открывании внутренних приложений - иногда внизу появляется артефакт в виде прямоуголника - что-то от свернутого окна (чаще всего изза приложения "Внешняя среда" у меня получалось его увидеть. Какой-то баг.
Artefakt.jpg
Artefakt.jpg (186.16 КБ) 2849 просмотров



Пока навскидку вроде все - смотрите сами есть зерна или только плевела :)

Насчет невозможности изменений 1.27 понял, но вроде как 1.5 для меня выбился в лидеры пока, буду ее тестить. :)

Еще раз спасибо за быстрый ответ и доброжелательное отношение.

Петров Дмитрий
Ведущий разработчик
Сообщения: 513
Зарегистрирован: 19 мар 2008, 13:56

Re: ISO 9001 DocFlow

Сообщение Петров Дмитрий » 21 окт 2014, 18:59

Ещё раз спасибо за подробный отзыв.
Часть недоработок уже устранили, например, картинка на рабочем столе уже меняется без ошибки.

Max Nechiporukk

Re: ISO 9001 DocFlow

Сообщение Max Nechiporukk » 29 окт 2014, 06:10

День добрый,

Да написал по-быстрому, что в глаза кинулось.

Теперь снова к ISO 9001 DocFlow

Попробовал закинуть около 1600 (около 2Gb) документов в DocFlow для имитации примерного размера базы данных по документации, к сожалению несмотря на то что кто-то писал что програма очень шустрая и должна работать с десятками тысяч бумаг без особых напрягов, программа заметно стала подтормаживать.
Документы закинул в папку No Category, то есть она стала папкой с 1600 документами.
Подтормаживание выражается в том что когда я к примеру сделал поиск по всем документам и получил результаты, затем кликаю в окно дерева - программа виснет секунд на 13, потом выбирает документ в дереве. Кликаю в окно документов справа - та же история - виснет секунд на 8-10, затем снова провисание на те же 10 секунд.
При двойном клике на один из найденных результатов - тоже висение 8 секунд и все, ничего не происходит, интерфейс выходит из подвисания, выбирается название документа на который кликнул и все.
В общем и при "клике" на любую папку с множеством документов (или при уходе из такой папки) программа видимо подгружает список документов (или выгружает) из кэша и это у нее отнимает кучу времени.
Убирал отображение документов в дереве, помогает мало.
При скролле по этой папке выбирается (хайлайтится) любой документ и учетная карточка открывается сразу, но при закрытии учетной карточки и выборе к примеры следующего документа в этой же папке, опять идут "туманные процессы" на секунд 10 и потом только документ выбирается.
Резюме - эффективной работы с папками с кучей документов не выходит. Искуственное решение - создавать небольшие папки с максимум 150-200 документов, но по нормальному бы конечно подправить процедуру в интерфейсе работы с папками. Моя догадка - возможно каждый раз при переходе из папки в папку у вас идет считывание информации с каждой учетной карточки и это вызывает эти дикие тормоза.

Для сравнения - к примеру в программе поиска Locate32 (http://locate32.cogit.net/) у меня поиск ведется по 8 терабайтам жестких дисков и результаты выдаются сразу.
Эта шустрая прога вероятно делает каталог всех файлов на дисках в виде текстового фаила и уже ищет по запросу поиска в нем.
Каталог время от времени обновляется принудительно (выбором обновления каталога) или автоматически.

Если бы у вас делалось примерно то же самое - результаты бы выдавались мнгновенно, не было бы задержек при переходе из папки в папку.
У вас есть функция re-read documents - она как раз могла бы обновлять каталог (кстати этот ре-реад советую тоже сделать с автоматикой - к примеру когда программа не активна (не закрыта, но нет ввода данных от пользователя) то делается автоматом ре-реад, ну и по user-defined распорядку (ежедневно/каждые 2-3-4 и тд дня) ну и ручную тоже надо оставить.


Навряд ли тормозит изза моего компа - на лаптопе стоит 18 Gb RAM и SSD, Win7U, проц i7-2720QM. Представляю работу с прогой на машинке помедленней...
Это тем более странно, ибо сама программа оперирует только учетными карточками, а документы просто открывает по ссылкам.

Еще из пожеланий - у вас есть возможность импорта множества доkументов из папки (с опцией копировать также все из попдпапок (subfolders).
Функция полезная, но хотелось бы добавить туда еше опцию - импортировать только ссылки (shortcuts).
Ибо при индивидуальном добавлении документа возможность выбора (только шортката) есть, а в массовом импорте нет.

Эта просьба связана с удобством и к тому же хотел попробовать вместо документов добавить только шорткаты - может быстрее заработает.
Хотя если проблема связана с пролистыванием всех учетных карточек каждого домента в папке - это наверное не поможет.

Еще бы я поставил тулбаре флажок по режиму работы с документами - заполнение карточек (тогда при двойном клике открывается учетная карточка) или работа с документами - тогда при двойном клике открывается сам документ, а не учетная карточка. По-моему это было бы удобней.
Ну и при правом клике чтобы были оба выбора - открытие карточки и открытие документа.

Кстати даже в английской версии очистить корзину (на названии кнопки) - написано по русски.
Еще где-то у вас видел было написано Cleat documents пытался понять что это, думаю что Clear Documents

Max Nechiporukk

Re: ISO 9001 DocFlow

Сообщение Max Nechiporukk » 17 дек 2014, 09:02

А, ну еще по поиску хотел сказать - оптимальней всего когда кликаешь на один из найденных документов - он открывает либо документ, либо учетную карточку (в зависимости от выбранного режима работы как писал выше)
Ну еще какую-то статистику показывать не помешало бы - к примеру сколько документов найдено по поиску.


Вернуться в «Fox Manager 1.7 (бесплатные редакции)»

cron